回収業務全般の合理化に成功した通信販売会社D社の事例

「決済・資金管理の合理化」のアイコン

通信販売における決済ツールの拡充を起点として、請求書(払込票)の発送業務から、売上の入金消込業務全般を見直し、収納代行会社のシステムを活用することで、回収業務全般の合理化を実現した通信販売会社D社の事例

【導入の背景】

D社は、地域特産品を中心とした食料品・日用品の販売を行う通信販売会社。販売代金の回収ツールは、主に代引きとゆうちょ振替にて対応していたものの、エンドユーザーからは便利なコンビニでの支払いを追加して欲しいとの声が挙がっていた。

しかしながら、ゆうちょ振替分の入金消込にも多大な時間と労力を費やしていたため、新たな決済手段の追加には二の足を踏んでいた。

【負担となっていた業務】

  1. 毎日ゆうちょ振替による入金明細が、通知書ベースで郵便局から配達。2〜3名にて、この通知書と請求台帳との消込を毎日2〜3時間かけて行っていた。
  2. 請求書(払込票)は自社発送センター(5拠点)宛に、コールセンターが商品の注文受付時に作成指示、発送センターが請求書(払込票)を作成の上、商品と同梱して発送、同時に売上伝票の起票も行っており、負担になっていた。

【導入スキームの概要】

  1. 収納代行会社のシステムを導入、ゆうちょ振替だけでなく、コンビニ収納にも対応する払込票を自動作成。エンドユーザーはコンビニでの支払いも選択可能に。
  2. コールセンターで商品注文受付時、登録した情報を収納代行会社のシステムへ入力、各発送センターに設置のプリンターからは、請求書(払込票)および売上伝票が自動出力されるようになり、発送センター側では商品同梱のみの作業となる。
  3. 売上の入金明細は収納代行会社のシステム経由、Webの画面にて毎日確認が可能。この入金データを自社通販システムに取込み、請求明細との自動突合、入金確認を実現。

【導入の効果】

  1. 毎日2〜3名で2〜3時間かけて手作業にて行っていた通知書と請求明細との消込作業が、収納代行会社からの入金データを通販システムへ取込むことにより、1名で20分程度の入金作業に時間短縮。
  2. 発送センター側でも、請求書(払込票)の作成・伝票起票が、収納代行会社のシステム経由自動化されたため、負担削減に繋がった他、ヒューマンエラーも皆無となった。
  3. 決済の手段が代引き・ゆうちょ振替に加えて、コンビニでの支払いにも対応できるようになり、エンドユーザーの利便性向上に繋がった。