給与計算事務の委託先見直しにより業務効率化に繋がったL社の事例

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委託済の給与計算業務について、委託先の見直しを行い、業務の効率化を行ったL社の事例。

【導入の背景】

L社は複数のグループ会社を持つ社員数千名の上場企業。給与計算事務は外部委託済であったが、以下の問題が生じつつあった。


  1. 委託時の想定以上に当社従業員が急増し、委託会社の体制が追いつかない事象(計算ミス、問合せ対応の悪さ)が発生。
  2. 同時に、当社自らが行っている事務負担(給与振込、年末調整等)が増大。
  3. 委託会社の体制(システム面、内部統制面)が、震災を機に強化された当社の基準を満たさない状況になってきたこと。

そのため、委託先の切替を含めて給与計算業務の在り方を検討することになった。L社に於いて検討を行うに際し、前提条件とした項目は以下のとおり。


  1. 従来の当社の業務フローからの変更は最小限にとどめ、従業員が混乱しないこと。
  2. 現在当社が自社で行っている業務の一部についても追加アウトソース可能なこと。
  3. 当社の内部基準を充足するに足るシステム、内部統制体制を構築していること。

弊社から上記要件を充足する提携先を紹介したところ、以下の検討の結果委託先を変更することに決定した。

【選定理由】

  1. 現在の勤怠管理方法(WEB入力方式・紙の勤怠管理表方式)をベースに出来る限りシステム化し、人的ミスの起こりにくい業務フローの提案。また、 数人のグループをつくり、常時バックアップ・フォローを実施し、各種問合せにも丁寧に対応する体制を提供する提案を行ったこと。
  2. 自社対応していた給与振込データのファームバンキングへの自動転送、住民税の自動更新・納付対応、年末調整の登録フォロー対応も受託可能とする提案を行ったこと。
  3. プライバシーマーク、ISMS認証、SAS70Type2 といった各種資格を取得済みであり、かつ耐震性に優れたデータセンターで処理を行うなど、L社の内部基準を充足していたこと。

【導入の効果】

  1. 業務フローにほとんど変更がなく、追加のシステム化と十分なフォロー体制によりスムーズな移行を実現。
  2. 給与振込データをEBサービスに登録する作業、住民税更新対応、年末調整対応に関連する各種事務負担が軽減された。また、大部分の業務をアウトソースできたため、 従業員が急増するも、人事総務部の人員を既存人員から増員することなく対応できた。
  3. BCP対策、内部統制強化など社内基準を充足出来た。また、監査法人に本委託先が納品する報告書を提出することにより、本業務に関する監査対応を削減できた。